Tiedonhallinta on tiedon käsittelyä, tallentamista ja säilyttämistä siten, että tiedon saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys eri tarkoituksiin varmistetaan tiedon elinkaaren ajan. Tiedonhallinta käsittää arkistotoimen ja asiakirjahallinnon. Asiakirjahallinto kehittää, ohjaa ja valvoo kunnan toimintaa koskevien asiakirjallisten tietojen tuottamista, vastaanottamista, käsittelyä ja tallentamista niiden elinkaaren alkuvaiheessa ja aktiivivaiheen aikana. Arkistotoimi varmistaa asiakirjojen käytettävyyden ja säilymisen aktiivivaiheen jälkeen, vastaa asiakirjojen säilytysarvon määrittelemisestä, tarpeettoman aineiston hävittämisestä ja arkistoaineistoon liittyvästä tietopalvelusta.

Tiedonhallintalaki (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta) määrittää kunnan tiedonhallintaan liittyviä tehtäviä ja velvollisuuksia. Leppävirran kunnan tiedonhallintaa ohjaa tiedonhallintaohje.

Leppävirran kunnan tiedohallintaohje

Keskusarkisto

Kunnantalolla sijaitsee keskusarkisto, joka toimii päätearkistona eri toimialojen pysyvästi tai vähintään kymmenen vuotta säilytettävälle aineistolle. Keskusarkisto sisältää asiakirjoja 1870-luvulta alkaen. Siellä säilytetään mm. valtuuston, kunnanhallituksen ja eri lautakuntien pöytäkirjoja, lakkautettujen koulujen aineistoa, rakennuslupia sekä palkka-asiakirjoja.

Keskusarkiston julkiset asiakirjat ovat kaikkien käytettävissä.  Aineistoa ei lainata kunnantalon ulkopuolelle mutta siihen voi tutustua virka-aikana kunnantalolla ja tarvittaessa aineistoa voidaan kopioida tai skannata.

Salassa pidettäviin asiakirjoihin, henkilötietorekistereihin ja luetteloimattomiin asiakirja-aineistoihin liittyy käyttörajoituksia. Niihin voidaan myöntää käyttö- tai tutkimuslupa tieteellistä tutkimusta tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten.